Unsere Leistungen

Reibungslose, schnelle und fehlerfreie Abwicklung Ihrer Hauptversammlung – von der Vorbereitung über die Abstimmung bis zum BackOffice.

Im Vorfeld Ihrer Hauptversammlung

Vorbereitung & Anmeldestelle

Von der Terminplanung bis zur Einlasskontrolle: Wir begleiten Sie mit perfekter Betreuung durch die gesamte Projektphase – inklusive Coaching von Vorstand und Aufsichtsrat als Versammlungsleiter.

Vorbereitung der Hauptversammlung

Vorbereitung

  • Genaue Terminplanung mit Terminlisten
  • Leitfaden, Layoutgestaltung und Druckproduktion rund um die HV
  • Einladungsversand nach § 125 AktG
  • Versand für Inhaberaktien, Einladungs- und Rücklaufprozess für Namensaktien
  • Pflichtveröffentlichungen im elektronischen Bundesanzeiger
  • Anzeigenschaltung in Print- und Onlinemedien
  • Schulung des gesamten Hauptversammlungspersonals

Anmeldestelle

  • Flexible Eintrittskarten-Gestaltung, angepasst an Ihr Firmen-CI
  • Aufnahme der Anforderungen von Depotbanken und Aktionären
  • Doppelt kontrollierte bzw. beleglose Datenerfassung inkl. Protokoll
  • Kontinuierlicher Versand der Eintrittskarten
  • Perfektes Zusammenspiel mit der Online-Stimmabgabe
  • Verarbeitung nach ARUG II
Am Tag der Hauptversammlung

Präsenzerfassung & Abstimmung

Registrierung und Verarbeitung jeder einzelnen Stimmabgabe – ob durch anwesende Aktionäre, Vertreter oder Stimmrechtsvertreter (schriftlich, Internet oder vor Ort), im Additions- oder Subtraktionsverfahren.

Abstimmung bei der Hauptversammlung

Präsenzerfassung

  • Übernahme der Anmeldedaten
  • Permanente Registrierung der Ein- und Ausgänge
  • Vollmachtserteilung in Echtzeit
  • Kontrollerfassung und permanente Datensicherung
  • Sammel- und Weisungskarten (virtuelle Stimmkarten)
  • Unterstützung aller gängigen Präsenzerfassungsverfahren

Abstimmung

  • Abstimmung mit mobilen Tablet-PCs beim Aktionär („elektronischer Stimmblock")
  • Einsammeln von Stimmkarten oder -talons; Auszählung im BackOffice manuell per Barcode oder elektronisch mit Beleglesern
  • Direkte Stimmerfassung an vorbereiteten Abstimmungsplätzen im Saal
Applikation

BackOffice

Abwicklung des Q&A-Workflows an der Präsenz- oder virtuellen Hauptversammlung – von der Planung des Backoffice-Betriebs bis zur professionellen Fragenerfassung durch Stenografen oder KI, unterstützt durch unsere Software HV-BackOffice.

Intelligentes BackOffice KI Webbasiert Stichwort- & Volltextsuche Frage- und Antwortarchiv Änderungsverfolgung Ausfallsichere Technik
BackOffice Team

Workflow & Bühnensystem

  • Technische Abbildung des firmenspezifischen Workflows: Fragenaufnahme → Verteilung → Beantwortung → Kontrolle und Druck
  • Webbasiertes Bühnensystem für den Überblick über die HV, Chat mit dem BackOffice und Beantwortung von Fragen vom Display
  • Individuell vordefinierbare Workflows – z. B. eigene Abläufe für Fragen an Vorstand oder Aufsichtsrat

Verfügbarkeit & Pflege

  • HV-BackOffice steht permanent für Test- und Schulungszwecke zur Verfügung
  • Laufende Pflege des Frage- und Antwortarchivs
  • Planung von Backoffices unterschiedlichster Größenordnungen
Applikation

Internet-Proxy-Voting

Unser Tool für die Online-HV – wahlweise im individuellen Firmen-CI oder mit Standardlayout.

  • Integrationsmöglichkeit des individuellen Firmen-CI oder Standardlayout
  • Mehrsprachenfähigkeit
  • Übernahme der Anmeldedaten
  • Stimmabgabe direkt durch den Aktionär
  • Laufender Überblick über das bereits hinterlegte Stimmverhalten
  • Datenübergabe an HV-Systeme
Internet Proxy-Voting

Welche Leistung passt zu Ihrer HV?

Wir stellen Ihnen gerne ein individuelles Leistungspaket zusammen.

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